Если ваша фирма купила современный автомобиль для грузоперевозок или долгосрочных поездок, то основной статьей расходов будет затрата на ГСМ. При малейшем желании куда-нибудь выехать, стоить помнить, что расходы ГСМ 2015 нужно подтверждать.

ГСМ - по нормам или по факту?

Многие годы шли споры налогоплательщиков и Минфина на предмет того, обязательно ли применять нормы расхода топлива, установленные распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Министерство настаивало, что необходимо. И снимало расходы на ГСМ сверх установленных норм. Заметим, что суды, как правило, поддерживали налогоплательщиков, и разрешали принимать в расход фактические затраты на ГСМ, если компания могла подтвердить их экономическую обоснованность и предоставить документы о понесенных расходах

Однако в 2013 году Минфин изменил свою позицию и разрешил принимать в расход в налоговом учете всю сумму понесенных затрат (если, конечно, сумма подтверждена документами). Нормы расходования ГСМ могут использоваться компаниями, как и прежде, но они не являются обязательными. Об этом говорится в письмах Минфина от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12.

Распоряжение Минтранса все же может пригодиться налогоплательщикам. В нем можно найти значения базовые, транспортные и эксплуатационные (с надбавками) нормы ГСМ 2015 для автомобилей общего назначения, норм для специальных автомобилей. Кроме того, там прописаны порядок применения норм, методы и формулы для расчета норм, справки о нормативах смазочных материалов, величины зимних надбавок.

Утверждение норм

Казалось бы, в чем проблема? Нормы есть и можно лишь следовать им. Однако представьте, сколько новых моделей автомобилей выходит каждый год. И уж конечно ваш замечательный директор при отличном ходе дел у фирмы вряд ли захочет ездить на каком-то там тарантасе «лохматых» годов, нормы ГМС 2015 на который вы найдете в распоряжении. А на новые модели утвержденных норм может не быть.

Стоит ли беспокоиться и утверждать нормы самостоятельно?

Нет, не нужно. Как мы уже говорили выше, нормы для списания ГСМ не являются обязательными, поэтому нет необходимости писать о них в учетной политике или приказе. Однако это не запрещено, и компания может утвердить нормы расхода топлива. Чтобы у налоговых органов не возникло дополнительных вопросов, обязательно укажите, что нормы разработаны для контроля за расходованием ГСМ, а в налоговом учете в расход включаются фактические затраты, независимо от утвержденных норм.

Документы, подтверждающие расходы на ГСМ 2015

Для того, чтобы подтвердить расходы на топливо, налогоплательщику понадобятся следующие документы:

- путевой лист. Можно использовать как унифицированную форму, так и разработанную налогоплательщиком, если в ней содержатся все обязательные реквизиты и она утверждена в учетной политике.

- документы, подтверждающие приобретение ГСМ: чеки, авансовые отчеты, накладные, данные топливной карты и пр.